Экономика и строительство » Управление проектами » Завершение проекта

Завершение проекта

Завершение проекта
Возможно, вы посчитаете излишним приглашать сотрудников из Японии; возможно, вам покажется, что лучше всего отпраздновать победу команды 8 местной пиццерии. Это тоже неплохо. Однако не забудьте пригласить на праздник представителей высшего руководства, которые вкратце поблагодарят всех участников реализации проекта за отличную работу. Приготовьте также какие-нибудь серьезные и шуточные призы и награды. Если у вас есть фотографии каких-то ситуаций, связанных с работой команды, вы можете организовать показ слайдов. Создайте такую атмосферу, чтобы каждый мог с удовольствием поговорить, вспомнить приятные моменты работы, поздравить себя и своих коллег с завершением проекта. Завершение работы на такой приятной и радостной ноте подготовит людей к эффективной работе над следующим проектом.
• Напишите письма с благодарностью каждому участнику команды проекта. Да-да, именно письма, на листах бумаги, в конвертах с марками. Поддержите работников местного почтового отделения! Напишите такое письмо каждому, кто имел отношение к реализации проекта - участникам команды проекта; их начальникам; вашим советникам; тем, кто подавал вам идеи; менеджерам, которые позволили вам пользоваться офисным оборудованием и площадями; поставщикам и, конечно, заказчикам проекта. Не думайте, что такое письмо - это всего лишь формальность. Пишите каждому лично, отмечая его достижения и благодаря каждого за его вклад в реализацию общего проекта.
• Завершите оформление документов всего проекта - отметьте шаги, предпринятые вами; изменения, внесенные вами; проблемы, возникавшие в процессе реализации проекта, и действия, которые вы предприняли для их решения; методы и принципы, открытые членами вашей команды; ваши взаимоотношения с поставщиками (какие из них работали лучше); что бы вы сделали по-другому, если бы снова реализовывали этот проект. Все эти данные войдут в вашу личную историю реализации проектов, а также составят историческую основу для тех, кто будет работать над аналогичным проектом в будущем.
• Подготовьте финальный отчет для заказчиков и вашего руководства. Как минимум он должен включать в себя следующие моменты:
• все выполненные задания;
• сравнение достижений с поставленными целями; подробное описание всех деталей в сравнении с поставленными требованиями; даты завершения работ в сравнении с запланированным графиком;
• окончательный финансовый отчет с объяснениями отступлений от запланированного бюджета;
• описание того, как была организована работа над проектом;
• описание достижений отдельных участников команды;
• рекомендации тем, кто будет дальше работать с результатами вашего проекта.
Вы также можете включить рассказ об уроках, вынесенных вами из проекта (особенно если этот отчет предназначен для внутренней аудитории); описание сильных и слабых сторон проекта, а также описание методов и технологий, использованных вами на пути к конечным результатам. Если ваш отчет занимает несколько страниц, приготовьте одну страницу с коротким обзором всего отчета.
Если в вашей компании есть отдел или офис проектного менеджмента, то там вам могут предложить специальную форму, заполнение которой и станет означать официальное завершение проекта. Кроме того вы можете предоставить специалистам этого отдела всю документально оформленную информацию, которая дополнит информационную систему или базу данных, содержащую весь опыт о проектах компании, и каждый сможет воспользоваться вашим опытом при реализации будущих программ. Если в вашей компании нет стандартной формы о завершении проекта, вы можете воспользоваться приведенной ниже, напечатанной нами с разрешения компании GlaxoSmithKline, - пусть эта форма послужит вам примером того, какую информацию вы должны предоставить своему руководству для завершения проекта. В компании GlaxoSmithKline такое заявление отправляется в отдел организации внесения изменений. В некоторых компаниях требуется составление отдельных отчетов для высшего руководства компании и для заказчика проекта, однако после заполнения типичной формы вы будете готовы к написанию отчетов всем заинтересованным лицам.

Теги:
Новость прочитали 1435 раз(а).
Рейтинг новости
 (голосов: 1)
Понравилась тема? Посмотрите эти:

Карта сайта